E-Mail-Archivierung – wirklich notwendig?

Schnell eine E-Mail beantworten und das volle Postfach einfach leeren? So einfach ist es leider nicht: In Deutschland besteht für Unternehmen eine Pflicht zur Archivierung von geschäftlichen E-Mails. Wen die Pflicht betrifft, welche E-Mails archiviert werden müssen und wie das funktioniert, erfahren Sie im nachfolgenden Beitrag.

Was sind die rechtlichen Grundlagen?
Bei der Archivierung von E-Mails handelt es sich um die systematische und elektronische Aufbewahrung von E-Mails. In Deutschland sind alle Unternehmen und Gewerbetreibenden dazu verpflichtet, Ihre E-Mails zu archivieren.

Was passiert, wenn wir nicht archivieren?
Sollten Sie keine oder nur eine mangelhafte Archivierung durchführen, drohen Geld- oder Freiheitsstrafen von bis zu zwei Jahren.

Welche E-Mails müssen archiviert werden?
Die gesetzlichen Vorschriften definieren, dass alle E-Mails, die Handels- oder Geschäftsbriefe enthalten oder steuerliche Erfassung betreffen, archiviert werden müssen.

Wie müssen die E-Mails aufbewahrt werden?

•  Vollständig: Die E-Mail-Archivierung muss fehlerfrei und vollständig sein
•  Unveränderlichkeit: Die E-Mails müssen im Original gespeichert werden. Jede Änderung muss protokolliert werden. Ein Zugriff auf das Original muss jederzeit möglich sein.
•  Übertragbarkeit: Die Daten müssen zu jeder Zeit auf eine andere Software oder Plattform übertragen werden können.

Welche Möglichkeiten zur E-Mail-Archivierung gibt es?
Abhängig von Ihrer Systemlandschaft und Ihren Vorgaben, gibt es Systeme, welche bei Ihnen im Haus betrieben werden können oder Sie greifen auf eine Cloud-Lösung zurück.

Haben Sie Fragen zum Thema E-Mail-Archivierung? Gerne unterstützten wir Sie bei Fragen oder Unklarheiten.